Типы документов

Реклама

Партнеры

Постановление администрации Красноармейского муниципального района Челябинской области от 28.09.2015 N 498 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Красноармейского муниципального района"



АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОАРМЕЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 сентября 2015 г. № 498

Об утверждении Положения об архивном отделе
администрации Красноармейского муниципального района

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Красноармейского муниципального района (прилагается).

2. Признать утратившими силу постановление главы Красноармейского муниципального района от 22.08.2008 № 360 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Красноармейского муниципального района" и постановление администрации Красноармейского муниципального района от 06.09.2012 № 955 "О внесении изменений в Положение об архивном отделе администрации Красноармейского муниципального района".

3. Управлению делами администрации района опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации района и разместить на официальном сайте администрации района.

4. Исполнение настоящего постановления возложить на архивный отдел администрации района (Зиновьева О.О.).

5. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя главы района - руководителя аппарата администрации района Яценко С.Ф.

Глава Красноармейского
муниципального района
Челябинской области
Ю.А.САКУЛИН





Утверждено
постановлением
администрации
Красноармейского
муниципального района
Челябинской области
от 28 сентября 2015 г. № 498

ПОЛОЖЕНИЕ
"Об архивном отделе администрации
Красноармейского муниципального района"

Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивный отдел администрации Красноармейского муниципального района (далее именуется - отдел) является структурным подразделением администрации Красноармейского муниципального района (далее именуется - Администрация района). В своей деятельности отдел подчиняется Главе Красноармейского муниципального района, методическое руководство и контроль деятельности отдела осуществляет Комитет по делам архивов Челябинской области.
1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Уставом Красноармейского муниципального района, правовыми актами главы района, приказами и Инструкциями Федеральной Архивной службы России, комитета по делам архивов Челябинской области и настоящим положением.
1.3. Положение об отделе, дополнения и изменения в него утверждаются главой района.
1.4. Должности начальника и специалистов отдела относятся к должностям муниципальной службы.
Лица, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности отдела, не являются муниципальными служащими.
1.5. Отдел имеет гербовую печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов, штампы с указанием своего наименования.
1.6. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых главой Красноармейского муниципального района, с учетом рекомендаций Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.
1.7. Администрация Красноармейского муниципального района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. При передаче помещений, в которых находится отдел, другим организациям руководство Администрации принимает решение о предварительном предоставлении равноценных или более подходящих для размещения документов помещений.
1.8. Место нахождения отдела: ул. Комсомола, д. 56, с. Миасское, Красноармейский район, Челябинская область, 456660.

Раздел II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Архив хранит:
- документы постоянного хранения государственной части Архивного фонда Челябинской области, образовавшиеся в деятельности районных органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, организаций, являющихся источниками комплектования архива, а также организаций, находящихся в совместном ведении района и субъекта Российской Федерации;
- документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
- фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее района;
- документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;
- печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонд архива.
2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе отдела.
2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Челябинской области поступают на хранение в архив на основании договоров, заключенных между собственниками документов и архивом, действующим от имени администрации района.

Раздел III. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3. Основными задачами отдела являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен настоящим положением;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Раздел IV. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

4. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
1) проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
2) ведет учет архивных документов постоянного хранения, а также архивных документов временного хранения, принятых от ликвидированных организаций; представляет в установленном порядке учетные данные в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области;
3) обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4) принимает упорядоченные документы структурных подразделений администрации района и организаций - источников комплектования архива;
5) составляет список организаций и учреждений - источников комплектования архива, проводит систематическую работу по его уточнению;
6) оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования отдела:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
7) рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству организаций - источников комплектования;
8) рассматривает и представляет в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области поступившие от организаций номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу;
9) разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;
10) ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования;
11) проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами для организаций района;
12) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации района и организаций - источников комплектования архива;
13) предоставляет архивные документы пользователям, готовит копии архивных документов по их запросам;
14) создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
15) организует информационное обеспечение руководителей и структурных подразделений администрации района, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе и социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
16) готовит проекты Постановлений и Распоряжений главы района в пределах компетенции отдела;
17) проводит выставки архивных документов, готовит публикации по архивным документам в средствах массовой информации, проводит информационные мероприятия (экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников).

Раздел V. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

5.1. Для выполнения основных задач и функций архивный отдел имеет право:
1) участвовать в совещаниях и заседаниях, проводимых главой района;
2) требовать своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях администрации района и организаций - источников комплектования архива;
4) запрашивать от структурных подразделений администрации района и организаций - источников комплектования архива (всех форм собственности) - необходимые для работы архива сведения;
5) вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
6) участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации; федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления;
7) вносить на рассмотрение главы района предложения по вопросам улучшения деятельности архивного отдела, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;
8) вносить на рассмотрение главы района предложения по вопросам обеспечения отдела помещением, отвечающим требованиям постоянного хранения документов, его содержания, технического оснащения, оборудования, охраны и создания других необходимых условий для сохранности документов, принятых на хранение.
5.2. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления района и сельских поселений, структурными подразделениями администрации района, учреждениями и организациями по вопросам обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Челябинской области.
5.3. В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации района, функциональными обязанностями, для заверения архивных справок, копий и выписок из документов отдел использует круглую печать и штамп с названием отдела. Архивные справки составляются по установленной форме на бланках с угловым штампом с указанием названия отдела и изображением герба Челябинской области.
5.4. При смене начальника отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приема-передачи утверждается главой района.
5.5. Структура отдела и численность работников отдела устанавливаются исходя из утвержденной структуры и численности работников администрации района.
5.6. Сотрудники отдела несут ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей в соответствии с действующим трудовым законодательством и законами о муниципальной службе Российской Федерации и Челябинской области.

Раздел VI. РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ

6.1. Руководство осуществляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой района по представлению заместителя главы района - руководителя аппарата администрации района, координирующего данное направление работы, по согласованию с комитетом по делам архивов администрации Челябинской области.
6.2. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее законченное высшее профессиональное образование. Квалификационные требования к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам лица, назначаемого на должность начальника отдела, устанавливаются в соответствии с законодательством Челябинской области.
6.3. Начальник руководит деятельностью отдела:
1) руководит деятельностью отдела;
2) разрабатывает для утверждения главой района Положение об отделе, должностные инструкции сотрудников отдела;
3) планирует работу отдела;
4) принимает участие в работе совещаний, проводимых главой района, заместителем главы района - руководителем аппарата администрации района; вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
5) вносит заместителю главы района - руководителю аппарата администрации района предложения о наложении дисциплинарного взыскания на работников отдела, допустивших должностной проступок, а также о поощрении сотрудников отдела за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей;
6) организует прием граждан, рассмотрение заявлений, предложений, принимает по ним решение;
7) готовит справки, отчеты, информации по вопросам компетенции отдела;
8) подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела;
9) ведет делопроизводство, документацию и отчетность для Комитета по делам архивов Челябинской области;
10) осуществляет иные полномочия в соответствии законодательством Российской Федерации и Челябинской области.
6.4. Начальник отдела несет персональную ответственность за:
1) несоблюдение условий обеспечения сохранность документов;
2) утрату и несанкционированное уничтожение документов;
3) необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
4) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством;
5) невыполнение задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением, поручений и распоряжений главы района, заместителя главы района - руководителя аппарата администрации района;
6) за сохранность имущества и документов, находящихся в ведении отдела;
7) за соблюдением сотрудниками отдела внутреннего трудового распорядка администрации района и исполнительной дисциплины.

Раздел VII. ВЗАИМООТНОШЕНИЕ

6.1. Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации Красноармейского муниципального района, отраслевыми (функциональными) и территориальными (районными) органами Красноармейского района, Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области, с организациями - источниками комплектования Архивного отдела, а также сторонними организациями, предприятиями и учреждениями, осуществляющими свою деятельность на территории Красноармейского района.
6.2. При предоставлении государственной (муниципальной) услуги "Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)" отдел взаимодействует с учреждениями Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Челябинской области и с Муниципальным казенным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Красноармейского муниципального района".

Раздел VIII. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

7. Финансирование работников отдела осуществляется за счет средств районного бюджета и иных средств, полученных в установленном действующим законодательством порядке.

Раздел IX. ЛИКВИДАЦИЯ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА

8.1. Реорганизация и ликвидация отдела осуществляются по распоряжению в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.
8.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику.

Начальник
архивного отдела
администрации
Красноармейского
муниципального района
Челябинской области
О.О.ЗИНОВЬЕВА


------------------------------------------------------------------